En undersøkelse i 2012 konkluderte med at barnevernet i Arendal ikke fulgte loven. Rapporten fant 2 avvik:
- Arendal kommune sikrer ikke at alle undersøkelser gjennomføres i tråd med barnevernloven 4-3, herunder at barns rett til medvirkning ivaretas i denne prosessen.
Avviket bygger på følgende:
- Barneverntjenesten har i 4 saker siste halvår brukt mer enn 6 måneder på å foreta undersøkelser. Det går frem av halvårsrapporteringen til BLD.
- Kommunen rapporterer samme sted at de har brukt mer enn 3 måneder på undersøkelsene i 44 saker siste halvår. Vi gjennomgikk 13 av disse sakene og i 6 av disse sakene tilfredsstilles ikke kravet til at fristen kan utvides fra 3 til 6 måneder. I de resterende er begrunnelsen uklar.
- Kommunen brukte i mange saker lang tid fra undersøkelsen var besluttet iverksatt til den reelt sett ble iverksatt. Vi ser en klar sammenheng mellom fristbrudd og at undersøkelsen ble liggende «på vent».
- Det finnes ingen rutine for at ledelsen skal følge med på, og overvåke om fristene brytes i enkeltsaker
- Den enkelte saksbehandler dokumenterer fristbruddet i Familia og vi fant ingen kvalitetskontroll av begrunnelsene.
- Egne rutiner gir ingen kriterier for hvilke særskilte forhold som skal til for å utvide fristen.
- Det var ingen reaksjon fra ledelsen på at fristoversittelser ble begrunnet med forhold som f.eks. arbeidsbelastning, ferie eller sykdom. Dette til tross for at dette er begrunnelser som ikke godtas i henhold til føringer fra departementet.Ufr brev datert 26.078.98 fra BLD inntatt i Holmstedt 2009 s. 1134)
- Barneverntjenesten hadde i egne styringsdokumenter en intern frist hvor en arbeidet for at en ikke i mer enn 1O % av undersøkelsene gikk ut over fristen på 3 måneder. Dette er i strid med loven som forutsetter at alle saker i utgangspunktet skal behandles innenfor fristene og at ethvert unntak skal vurderes ut fra sakens karakter. Se for øvrig forrige strekpunkt.
- Den enkelte saksbehandler har ulik praksis for innhenting av samtykke. Vi fant ingen styring med hvordan dette ble gjort. Det gjenfinnes ikke i egne rutiner.
- Det var ikke planer for undersøkelser i de sakene vi gjennomgikk. Dette er ikke i tråd med forsvarlig forvaltningspraksis og er også i strid med egne rutiner.
- Det var ingen systematiske evalueringer på noe tidspunkt i de undersøkelsene vi gjennomgikk.
- Ved dokumentgjennomgangen var det vanskelig å få oversikt over aktivitetene i undersøkelsene.
- Det hadde blitt foretatt hjemmebesøk i 9 av de 24 undersøkelsessaker vi gjennomgikk. Fravær av hjemmebesøk ble ikke begrunnet i journalene.
- 7 av 24 saker vi gjennomgikk hadde dokumentert samtaler med barn. Det var ingen begrunnelser for at samtaler ikke ble gjennomført.
- Det var ikke sluttrapporter i alle saker. Dette er i strid med forsvarlig forvaltningspraksis og også i strid med egne rutiner.
- De sluttrapportene vi gjennomgikk ga i liten grad oversikt over innholdet i undersøkelsen
-Sluttrapporter ble ikke alltid gjennomgått med foreldrene, noe som er i strid med egne rutiner. - Det er rutine at det alltid skal være to saksbehandlere i undersøkelsessaker. Det er opp til disse to saksbehandlerne å ta opp med lederne sakene de arbeider med. Ledelsen følger ikke rutinemessig med på undersøkelsene, hverken i forhold til kvalitet, innhold eller tidsbruk. l mange saker ble undersøkelsene faktisk diskutert i gruppa, men det var ikke noe styringssystem som krevde dette.
- Den enkelte saksbehandler har ansvaret for å beslutte tiltak eller henleggelse, og innhold i evt. tiltak. Denne avgjørelsen skal ikke, som ledd i en rutine, i en sløyfe om leder eller andre.
- Det er ikke rutiner for å registrere svikt i undersøkelsene, eller til å bruke svikt, klager etc. til forbedring av praksis
2. Arendal kommune sikrer ikke at alle hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med barnevernloven§ 4-5, herunder at barns rett til medvirkning ivaretas i denne prosessen.
Avviket bygger på følgende:
- Det er ikke tiltaksplaner i alle saker. Ved rapportering for første halvår 2011 manglet
- 43 barn tiltaksplaner, i annet halvår manglet 75 barn tiltaksplaner.
- De tiltaksplanene som finnes gir lite informasjon om tiltakets art og tiltakets formål
- Tiltaksplanene mangler i mange tilfeller evaluerbare målsettinger og tidspunkt for evaluering
- Det var få evalueringer
- Det var noen møtereferater og oppsummeringer, men de inneholdt ikke vurderinger av om tiltakene virket som forutsatt.
- Det var få tegn på at barn ble tatt med i evaluering av tiltak. Kommunen har rutiner på dette området. Disse følges ikke, og ledelsen følger ikke med på om rutinene etterleves.
- Det er ikke rutiner for å registrere svikt.
- Det gjennomføres ikke brukerundersøkelser og man bruker ikke klager eller andre brukererfaringer for å bedre praksis i tråd med internkontrollplikten.
I tillegg hadde de følgende anmerkning:
Styring av arbeidet med undersøkelse og evaluering er basert på at kommunen har myndiggjorte medarbeidere med stor grad av selvstendighet. Det var laget en rutinehåndbok for barneverntjenesten. Denne, sammen med saksbehandlingssystemet danner utgangspunkt for hvordan barnevernstjenesten skal drives. Rutinehåndboka ga anvisninger på gjennomføring på noen deler av de oppgavene som ble undersøkt i tilsynet. Når rutinene ikke ble fulgt ble dette ikke meldt som avvik, og ingen andre virkemidler var satt inn for å følge med på om rutinene ble fulgt. Rutinehåndboken mangler beskrivelse av noen viktige elementer i undersøkelse og evaluering, som for eksempel at barn skal høres når barneverntjenesten evaluerer tiltaksplaner. Rutinene var bare delvis var implementert, og det var i stor grad overlatt til saksbehandlernes eget skjønn hvordan rutinene skulle forstås.
Arendal kommune har manglende styring med undersøkelsessaker og med evaluering av om tiltaksplaner fungerer etter hensikten. Kommunen har mange svært erfarne og faglig dyktige medarbeidere i barneverntjenesten, og gode og implementerte rutiner for opplæring og oppfølging av nyansatte. Manglende ledelse skaper imidlertid risiko for at barn venter for lenge på at saker undersøkes tilstrekkelig og for at barn har tiltak som ikke er tilpasset barnets behov. Kommunen foretar ikke en kontinuerlig evaluering av internkontrollsystemet, og avdekker derfor ikke mangler i enkeltsaker som at frister er forlenget i strid med regelverket, at det mangler tiltaksplaner eller at tiltaksplaner ikke er evaluert.
Se hele rapporten her.